一個人痛苦的根源：工作方式錯了。
本文來自微信公眾號“筆記俠”（ID：Notesman）
筆記君說：
“deadline快到了，項目才推進一半?！?/span>
“計劃一天的工作，結(jié)果被臨時加派急活。”
“同樣的工作時間，為什么自己總是效率低？”
你是否會有這樣的煩惱：明明工作也很忙，但效率就是比別人低；計劃的事情，永遠不能準時完成和交付。
實際上，無法集中注意力、做事拖拉、效率低等問題，都是你用錯了工作方法。
十一長假剛剛結(jié)束，重新回到工作崗位的我們，如何應(yīng)對接下來的工作安排？怎么高效管理好自己的時間和精力？提高自己的工作交付能力？我們將在本文為您提供一些干貨方法。
假如你的老板正在飛機上，還有1小時落地，下來之后需要給客戶做一個重要匯報，而你需要給他做一份PPT。
但因為你錯估了時間，導致PPT草草做完，而且發(fā)現(xiàn)其中一些數(shù)據(jù)沒有，你怎么辦？
低效人士的做法是：瘋狂地找數(shù)據(jù)，最后可能數(shù)據(jù)有了，然而PPT沒有來得及做完，或者質(zhì)量不高。
一般人的做法是：找人幫自己一起找數(shù)據(jù)。
而最高效的那些人，會根據(jù)老板此次匯報的目的，判斷這些數(shù)據(jù)在其中的作用大?。?/p>
如果作用不大，那么就把時間花在完善重要頁數(shù)、而不是找數(shù)據(jù)上，如果很關(guān)鍵，那么就找其他人幫忙，或者找一些替代數(shù)據(jù)。
這三類人之間的差距，其實就是任務(wù)導向與目標導向的差距。
高潛力的人才是有共性的，具備這些共性的人，幾乎做什么都能做好，而不具備的，幾乎做任何工作都會障礙重重。
這其中，有一項共性就是Result-driven（結(jié)果驅(qū)動）。
那些高產(chǎn)出的人，未必動作更快，而是更善于判斷，什么事情對結(jié)果是最有效的，然后，用盡一切辦法保證結(jié)果達成，而不是死守著原有的工作任務(wù)。
實際上，結(jié)果驅(qū)動不僅僅是一種工作習慣，更是一種思維方式。
比如，很多人喜歡問“如何快速了解一個行業(yè)？”
很多人可能就會不假思索的說“跟行業(yè)人聊天、看行業(yè)白皮書等等”。
但更好的回答方式是，是反問對方：“想要快速了解一個行業(yè)的目的是什么？是想要轉(zhuǎn)行，還是想讓領(lǐng)導看到自己的成長？”
甚至，還可以繼續(xù)追問，也就是用“5why”分析法不斷拆解目標。
當然，這并不是說一定要追問5個為什么，而是讓我們時刻記住一個核心理念：現(xiàn)象的背后都有它的機制，需求背后有更大的需求。
很多人在工作時，除了要面對職場人際關(guān)系帶來的心累，還要應(yīng)付領(lǐng)導隨時安排的任務(wù)。
于是，在職場上，我們往往能看到，有些人整天風風火火、急得上躥下跳、各種任務(wù)來回切換，但產(chǎn)出并不高。
而另一類人，他們做事專注、條理清晰、看起來很淡定，但最后，多困難的事兒都默默搞定了。
兩者的差別就在于，第一類人總是應(yīng)激式工作。
他們每天起來的第一件事，不是規(guī)劃當天的工作，而是來一件事干一件事。他們并不是特別主動的去做，而是等，等別人催他，誰催就先干誰的事。
到了下班時間，發(fā)現(xiàn)還有很多事情沒做完，而沒做完的，可能又是最重要的，明天又會被催。
最后，陷入一個低效忙碌的死循環(huán)。
那什么才是高效的呢？統(tǒng)籌式工作。
真正的統(tǒng)籌式工作，有幾個特征：
① 有計劃地工作
為了避免自己一天忙得昏天黑地，在早上剛到辦公室，頭腦清醒的時候，先梳理一下今天的主要工作內(nèi)容有哪些，然后根據(jù)重要性（重要vs.不重要 ）、緊迫性（緊急vs.不緊急）劃分出4個象限，將待辦事項依次放入4個象限，就可以清晰判斷出，當天有哪些緊急而重要的事情，然后給出最大限度的時間來安排。
為什么要這么做？
因為我們大部分的工作并不創(chuàng)造價值，只有很少的工作會創(chuàng)造極大的價值。
舉個例子：
作為伯克希爾哈撒韋的CEO，巴菲特從它的日程表上劃掉了幾乎所有CEO必須完成的任務(wù)：
他從不與分析師交談(據(jù)巴菲特估計，一個典型的CEO有20%的時間會花在與華爾街分析師的交談上)。
他很少接受媒體采訪。
他不參加行業(yè)活動。
他幾乎整個職業(yè)生涯都住在內(nèi)布拉斯加州的奧馬哈，一個紐約市外的地方。
他幾乎不像典型的CEO那樣參加任何內(nèi)部會議。
重要的是，這些決定不是偶然發(fā)生的。做出這些決定，巴菲特需要不斷地抵抗巨大的社會壓力。
我們通過巴菲特的私人飛行員邁克爾·弗林特（Michael Flint），了解了巴菲特是如何應(yīng)對分心和他應(yīng)該承擔的義務(wù)的。
巴菲特曾經(jīng)給弗林特介紹過確定優(yōu)先次序的三步走策略：
首先，巴菲特讓弗林特在一張紙上寫下他的前25個目標。
接下來，他讓他選出前5個。到目前為止，沒什么特別的。
最后，他讓弗林特把那20個他沒有選中的目標放在“不惜一切代價也要避免”的清單上。
在第三步，你會看到巴菲特在排定優(yōu)先級上面的天才之處。在這一點上，大多數(shù)人只會專注于前5個目標，然后間歇性在其余的目標上投入精力。
但巴菲特沒有。他建議弗林特：“不管怎樣，這些事情都不應(yīng)該引起你的注意，除非你已經(jīng)成功地完成了前5個目標?！?/span>
巴菲特的策略有幾個基本事實：20%的優(yōu)先級任務(wù)會占據(jù)我們結(jié)果的80%。巴菲特最優(yōu)先考慮的5個目標就是25個目標的20%。
對我們的時間真正構(gòu)成威脅的，并不簡簡單單是哪些我們知道是錯誤的事情的干擾。相反，真正的威脅是那些“披著羊皮的狼”——這些活動讓我們感覺自己在努力工作，但最終并不能改變現(xiàn)狀。
記住，大部分人在80%的時間里都是做無用功，根本原因就是沒搞清楚真正要解決的問題。
② 學會勇敢說“不”
但有時，領(lǐng)導或其他人臨時交辦的緊急事務(wù)，會占據(jù)你的時間精力，讓你無法聚焦工作重點。這時，我們該怎么辦呢？
你需要學會勇敢說“不”，但不能直接這樣說，需要根據(jù)不同的場景來應(yīng)對：
第一種情況，領(lǐng)導給我們安排的工作，是他自己突發(fā)奇想或者一拍腦袋想出來的，我想大家多少都會體會過。這就存在一個問題：這個臨時起意的工作，領(lǐng)導可能沒有提前進行全盤考量，沒有進行全面思考。
這導致他在提出來的時候并沒能預估出下屬為了完成這個任務(wù)，要拆分成多少繁瑣的步驟，要耗費多少口舌溝通，要克服掉多少困難麻煩。
這時，我們要從全局的角度來思考這個工作，敏銳的探查到如果要落實領(lǐng)導的意圖，可能會出現(xiàn)的問題和難點。
最后，讓領(lǐng)導意識到這件“哦，原來這項工作這么麻煩啊…”通常這種情況下，領(lǐng)導會暫緩這項工作，或者先讓你了解一下情況。即便要做，他也可能會重新調(diào)整決策，給這個任務(wù)匹配更多人手和資源。
第二種情況，領(lǐng)導已經(jīng)想清楚了，但就是需要一個人來執(zhí)行，這時，我們就可以直接告訴領(lǐng)導，目前自己手上有幾件重要且緊急的事情，如果現(xiàn)在需要接下這個臨時事務(wù)，就會耽誤其他事情，讓領(lǐng)導幫你替換任務(wù)優(yōu)先級或幫你做手上的事。
但如果任務(wù)比較簡單，也不是十萬火急，你就可以快速用關(guān)鍵詞記在筆記本上，不需要任何思考，然后馬上回到剛才的任務(wù)，做完再看筆記本。
③ 學會使用計劃表
首先，我們要先做出月計劃，讓你無法集中注意力的任務(wù)的意義和價值是什么，在此基礎(chǔ)上，確定每天應(yīng)該集中精力完成的任務(wù)。
第一步，目標
從不能集中注意力去做的任務(wù)中，選出對自己來說最重要的任務(wù)并將其寫下來。
第二步，重要度檢查
寫出要完成上述任務(wù)最重要的理由。
以“完成企劃書”為例，有的人可能會寫“為公司做貢獻”這種大的理由，也有人會寫“為了賺錢”或“在公司里獲得好評”這種小的理由。什么理由都可以，請直面自己的內(nèi)心。
第三步，具象想象
將第一步中的目標轉(zhuǎn)換成更加具體的、更容易被記住的內(nèi)容。
例：
“完成企劃書”轉(zhuǎn)換成“把企劃書交給上司以后可以松一口氣并去看電影”
“每天跑步”轉(zhuǎn)換成“每天跑步增強體魄，總是頭腦清醒地完成工作”
這個步驟是為了解決“野獸難以理解抽象事物”的問題。如果目標一直是抽象的，野獸就無法理解目標，人們也就沒有干勁。
關(guān)于“具象想象”的效果，有一項比較有名的研究。這項研究以加利福尼亞的醫(yī)院員工為研究對象，研究團隊將醫(yī)院員工分成兩組，分別給這兩組員工設(shè)置抽象目標和具象目標。
抽象目標，讓所有患者都能得到最好的治療。
具象目標，能讓所有患者都自豪地對朋友說“那家醫(yī)院是最好的”。
一段時間后，研究團隊調(diào)查了各家醫(yī)院的情況，結(jié)果和預想的一樣，擁有具象目的醫(yī)院員工的注意力比以前集中了，患者的滿意度也明顯提高了。
在進行具象想象的時候，有兩點需要注意。
a.不要用專業(yè)術(shù)語
不要說“建設(shè)更加可持續(xù)發(fā)展的社會”，而要用“建設(shè)混合動力汽車變多的社會”這樣的表達。
b.不要用數(shù)字
不要說“一年瘦10千克”，而要用“能穿上20多歲時買的牛仔褲”這樣的表達，后者的效果更好。
第四步，反向規(guī)劃
在這一步中，需要設(shè)定在完成最終目標前需要完成的子目標和完成子目標的日期。要注意的是，不是以通常的從現(xiàn)在到未來的方式設(shè)定目標，而是從最終目標開始倒推，設(shè)定短期目標。
例：
具象目標，把企劃書交給上司以后可以松一口氣。
反向規(guī)劃，在交企劃書的前一天把企劃書再看一遍→在交企劃書的三天前完成企劃書→在交企劃書的三天前完成企劃書→在交企劃書的五天前提出解決方案→在交企劃書的七天前完成調(diào)查
對于應(yīng)該設(shè)定多少個子目標沒有明確的標準，一般來說，設(shè)定3～5個子目標為宜。當達成最終目標需要1年甚至更久的時候，請每隔2～3個月設(shè)定1個子目標。
對于只對眼前的回報感興趣的野獸來說，“遙遠的未來”是模糊的概念。很多人只有快到截止日期時才能集中注意力，因為他們對“遙遠的未來”這種抽象的東西不感興趣。
如果用從現(xiàn)在到未來的方式設(shè)定子目標，野獸就會感覺離最終目標越來越遠，從而失去干勁。以終為始，從未來開始倒推設(shè)定子目標的話，野獸就會有一種回報近在眼前的錯覺，會更有動力。
第五步，每日任務(wù)設(shè)定
請從“反向規(guī)劃”設(shè)定的子目標中選出離最終目標的截止日期最遠的子目標，思考要完成這個子目標，每天需要完成什么任務(wù)。
例：
子目標，在截止日期七天前完成調(diào)查和分析
每日任務(wù)，對專業(yè)人士進行訪談，從網(wǎng)上收集必要的資料，閱讀收集的資料等
以上就是月計劃表的填寫方法。這張表并不是填一次就可以了，我們需要根據(jù)項目的情況定期修改。其中修改最多的是“每日任務(wù)設(shè)定”。
當你不能集中注意力的時候，把任務(wù)再分解成2～3個子任務(wù)。把大任務(wù)分解成一個個小任務(wù)，任務(wù)的難度就會降低，人們也更容易有即將獲得回報的感覺。
第六步，對比目標與障礙
寫出在完成每日任務(wù)時可能會發(fā)生的問題。例如，如果每日任務(wù)是“在跑步機上跑1千米”，至少寫出一個會妨礙你完成此任務(wù)的因素，如“工作太累，不想跑了”“想去看電視”等。想不出障礙因素的時候，請思考下面這些問題：
● 有沒有什么想法會妨礙你完成任務(wù)？
● 有沒有什么行為會妨礙你完成任務(wù)？
● 有沒有什么習慣會妨礙你完成任務(wù)？
● 有沒有什么慣性思維會妨礙你完成任務(wù)？
● 有沒有什么情緒會妨礙你完成任務(wù)？
這一步用的是“心理對比”的技術(shù)。心理對比技術(shù)是指在達成目標的過程中，不但要想象目標實現(xiàn)后的美好感覺，還要思考實現(xiàn)過程中可能遇到的障礙和困難。
第七步，提問
對于在第一步中選擇的每日任務(wù)，分別設(shè)定相應(yīng)的“提問”。請把每日任務(wù)的內(nèi)容轉(zhuǎn)換成以下格式。
[自己的名字]在[時間]在[地點]執(zhí)行[每日任務(wù)]了嗎？
例：每日任務(wù)，修改企劃書
提問，山田太郎上午9點在公司坐在自己的座位上修改企劃書了嗎？
自己的名字可以寫全名，也可以用昵稱，只要知道這些問題是在問自己就可以。
把任務(wù)變成“提問”形式，是基于一種叫作問題-行為效應(yīng)的心理現(xiàn)象，它表示疑問句比陳述句更有影響力。
“提問”之所以能提高專注力，是因為疑問句對野獸的號召力更強。例如，看到“明天要跑步”這樣的任務(wù)時，野獸雖然能理解句子的意思，但它不能完全明白這件事是“自己的事情”。
而“明天去跑步嗎”這樣的疑問句中有能調(diào)動我們行動積極性的要素。被提問的野獸會反射性地開始尋找答案，在你沒有意識到的時候，野獸就已經(jīng)把“明天去跑步”當作自己的事情了。
在“提問”中設(shè)定“時間”和“地點”是使用了設(shè)定執(zhí)行意圖這一技巧。設(shè)定執(zhí)行意圖是指寫出什么時間、在哪里、打算怎樣執(zhí)行特定的任務(wù)，其效果已被數(shù)百項研究證實。
如果不給每日任務(wù)規(guī)定“時間”和“地點”，野獸就無法理解自己什么時候該行動，就會盡可能地拖延。
“懶癌”是第一生產(chǎn)力。仔細盤點一下，我們哪樣創(chuàng)新不是因為懶呢？
不想走路，有了汽車；不想爬樓，有了電梯；不想打掃，有了掃地機器人……
工作中的大部分事情，并不是一次性的，而是持續(xù)的，那么就可以在第一次做的時候，搭好框架。
比如，每周要做的數(shù)據(jù)分析，這個事情是重復性的，所以高效的做法是：建一張excel表格，把固定需要分析的參數(shù)都做好公式，每周只需要把導出來的源數(shù)據(jù)貼進去，刷新之后參數(shù)就出來，然后只需要看參數(shù)來得出結(jié)論。
再比如，通過AI工具，幫我們來拓展思路、生成圖片、生成音頻、生成視頻等等。
當然，這里所說的“偷懶”，不僅是善用工具，還包括善用他人。
比如，你從來沒做過數(shù)據(jù)分析，那么就先去找找前人怎么做的；
再比如，去運營社群，摸索出一套群主激勵機制，比你自己去做群主，要高效得多。
當然，即使我們做好工作規(guī)劃，在執(zhí)行中，我們還是常常會感覺到心累。
人際關(guān)系、內(nèi)卷嚴重、壓力大，是大家不想工作的主要原因。干活再累，睡一覺，歇兩天就好。
可一旦陷入與人的糾纏，“做夢都想擺脫那群難纏的客戶和同事”，那種心累，卻著實難以消解。
所以，在做工作規(guī)劃前，調(diào)整好心態(tài)是基礎(chǔ)。
網(wǎng)上有條評論：“對事不對人，是每個人都可以做到的最高溫柔?！?/strong>
在職場中也是如此，只有擺脫無意義的關(guān)系內(nèi)耗，專注做自己的事，才是打工人的明智選擇。
具體來說，需要做好以下三點：
馬東曾在《十三邀》里分享過一個觀點：職場上最寶貴的品質(zhì)，是做到“事在人先”。
意思就是，先把事放在首位，再考慮其他，這樣就可以避免外界帶來的情緒和心力消耗。
董宇輝做客央視《青春大課》時，說起過早前的一段經(jīng)歷。
剛上大學那會兒，由于害羞靦腆，再加上一口標準的鄉(xiāng)村口音，常常不自信，上課都會躲在角落。
結(jié)果，有一次被老師點名，回答問題后，老師評價說：“董宇輝，我能清楚地從你的英語中，聽出來你的老家在哪里。”
本來就緊張焦慮，這一下，董宇輝更羞愧難當了。
為了改變自己，他每天都苦練英語，有時候也很沮喪，苦惱自己怎么發(fā)音方言味這么濃重。
但是他后來發(fā)現(xiàn)不影響，因為世界各地的英語都有它的口音。你去澳洲，那里的人說話跟袋鼠一樣；你去英國，南北不同，東西不同，大家口音都不同。
每個人說話都有每個人的方式，重點是表達清楚你的思想，然后流暢且準確。
想通這一點，事就順了。后來，練著練著，他的英語表達逐漸自如，開始能完整通順地表達了。
所以，你看聰明人，能夠把“事”和“我的情緒”分開。
簡單來說，就是強者心里全是事，弱者心里全是我。
職場上的高手，每天想的都是解決問題，而不是被情緒牽著鼻子走。
心理學上，有個著名的“公交車實驗”。如果人生是輛公交車，你是司機，當上來一些咒罵你的乘客，你會怎么做？
吵完才走，耽誤行程，忍氣吞聲，又太懦弱。最好的做法，就是平復心緒，有效溝通，如果話不投機，再不予理會。
這點，同樣適用于工作中。與人產(chǎn)生摩擦，只顧著生悶氣，胡想亂猜，一點用沒有。倒不如本著解決問題的原則，擺事實講道理，嘗試著開啟合作。
很多時候，積極有效的溝通，才是破解職場內(nèi)耗的秘訣。
心理學家阿德勒，有個理論，叫課題分離。
意思是，與人交往，要分清各自的課題。
比如，別人怎么評價你，那是他的課題，而怎么做好事，是你課題。
比如，別人業(yè)績?nèi)绾?，和你并無關(guān)系，怎么提升自己，才是你要考慮的。
再比如，別人刁難你、孤立你，那是他品行有失，而你怎么突出重圍，是你的本事。課題分離的本意，其實就是少關(guān)注別人，多關(guān)注自己。
工作中，精進自我，增長本領(lǐng)，遠比每天盯著別人的舉動，有用得多。
長假回來，“收心”是關(guān)鍵。
而節(jié)后開工，最佳狀態(tài)是：只做事，少管人；做好規(guī)劃，勤復盤。
上班前，首先要根據(jù)輕重緩急將工作進行排序，思考今天最重要的幾件事是什么，沒有完成這幾件事之前，堅決不做其他小事。
下班后，及時復盤今天的時間都用在了哪里？為什么會這樣？如果這樣高效，如何堅持？如果低效，如何改變？
周而復始，堅決執(zhí)行。相信，你會迎來更快的成長。
