干貨：對(duì)于工作分析的前提與三個(gè)階段

工作分析是對(duì)工作進(jìn)行整體分析，以便確定每一項(xiàng)工作的7個(gè)標(biāo)準(zhǔn)：1、誰來做；2、做什么；3、什么時(shí)間做；4、什么地方做；5、怎么做；6、為什么做；7、為誰做。分析的結(jié)果或直接形成工作說明書，它把所分析的職責(zé)、權(quán)限、工作內(nèi)容、工作程序、方法、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、任職資格等信息以文字形式記錄下來，以便管理。

一、工作分析的前提條件

企業(yè)里有關(guān)組織結(jié)構(gòu)已確定，并具有相對(duì)hr369.com穩(wěn)定性；在組織結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，工作流程及部門責(zé)任已確定；因此，在進(jìn)行工作分析前，首先要進(jìn)行組織機(jī)構(gòu)調(diào)整和部門責(zé)任和部門職位的確定。

二、工作分析的三個(gè)階段

(一) 準(zhǔn)備階段

1、建立工作小組，并制定工作分析計(jì)劃

建立工作分析小組。小組成員通常由分析專家構(gòu)成。所謂分析專家，是指具有分析專長，并對(duì)組織結(jié)構(gòu)及組織內(nèi)各項(xiàng)工作有明確概念的人員。一旦小組成員確定之后，賦予他們進(jìn)行分析活動(dòng)的權(quán)限，以保證分析工作的協(xié)調(diào)和順利進(jìn)行。

如果企業(yè)內(nèi)部沒有工作分析方面的專家，最好從外部聘請(qǐng)有關(guān)專業(yè)人事作為工作小組顧問。工作分析涉及企業(yè)內(nèi)所有部門，只有得到各部門充分重視和支持才能順利完成任務(wù)。所以最好建立由最高領(lǐng)導(dǎo)牽頭，各部門主要領(lǐng)導(dǎo)參與的領(lǐng)導(dǎo)小組，在領(lǐng)導(dǎo)小組下再設(shè)具體操作的工作小組。工作小組由人力資源部部分成員及各主要部門人員組成。工作分析實(shí)施計(jì)劃的制定，應(yīng)根據(jù)公司需要、任務(wù)量。

2、明確工作分析的總目標(biāo)、總?cè)蝿?wù)。根據(jù)總目標(biāo)、總?cè)蝿?wù)，對(duì)企業(yè)現(xiàn)狀進(jìn)行初步了解，掌握各種數(shù)據(jù)和資料。

3、明確工作分析的目的。有了明確的目的，才能正確確定分析的范圍、對(duì)象和內(nèi)容，規(guī)定分析的方式、方法，并弄清應(yīng)當(dāng)收集什么資料，到哪兒去收集，用什么方法去收集。

4、明確分析對(duì)象。為保證分析結(jié)果的正確性，應(yīng)該選擇有代表性、典型性的工作。

5、建立良好的工作關(guān)系。為了搞好工作分析，還應(yīng)做好員工的心理準(zhǔn)備工作，建立起友好的合作關(guān)系。

(二) 調(diào)查階段

分析人員應(yīng)制定工作分析的時(shí)間計(jì)劃進(jìn)度表，以保證這項(xiàng)工作能夠按部就班的進(jìn)行調(diào)查。同時(shí)搜集有關(guān)職位的相關(guān)信息。這一階段包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：

1、選擇信息來源。信息主要來源于：工作執(zhí)行者本人、管理監(jiān)督者、顧客、分析專家、職業(yè)名稱辭典以及以往的分析資料。

2、選擇收集信息的方法和系統(tǒng)。信息收集的方法和分析信息適用的系統(tǒng)由工作分析人員根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要靈活運(yùn)用。

3、調(diào)查方法及工具

目前企業(yè)采納最多的是：將問卷調(diào)查法和訪談法結(jié)合起來使用。這主要是因?yàn)檫@兩種方法實(shí)施程序較簡單，并可在短期內(nèi)得到所需信息。調(diào)查問卷的選擇和修改問卷調(diào)查法在西方發(fā)達(dá)國家已發(fā)展成為一套完備的系統(tǒng)。

問卷調(diào)查內(nèi)容主要有：1.本職位設(shè)置的目的是什么？2.按順序列舉說明本職位的工作責(zé)任及其重要性。每日必做的以及完成此任務(wù)花費(fèi)時(shí)間的百分比。一定時(shí)期必做的工作以及完成該任務(wù)的時(shí)間百分比。偶爾要做的工作以及完成該任務(wù)的時(shí)間百分比。3.對(duì)于本職的工作來說，哪些教育或知識(shí)是必須的？4.本職位要求任職者具備哪些經(jīng)驗(yàn)？哪些經(jīng)驗(yàn)是必須的？如：需要3－5年的相關(guān)工作期或在職培訓(xùn)期等。5.任職者負(fù)擔(dān)的管理職責(zé)有哪些？每項(xiàng)工作所花費(fèi)時(shí)間的百分比是多少？6.本職位的工作者有哪些聯(lián)系？在描述這些聯(lián)系時(shí)，要考慮這些聯(lián)系是怎樣建立的？在部門內(nèi)部還是部門外部?聯(lián)系次數(shù)是否頻繁？聯(lián)系中包括信息搜集判斷，還是僅僅作為一種服務(wù)形式？哪些聯(lián)系對(duì)部門有用？7.本職位需要接受哪些監(jiān)督和管理？接受的程度如何？如在職者的工作簡單重復(fù)進(jìn)行，工作處于明確、具體的指導(dǎo)下；任職者可以自主地確定工作目標(biāo)，績效標(biāo)準(zhǔn)只需與他人協(xié)商即可，不需征得上級(jí)同意。8.任職者獨(dú)立決策的權(quán)限與范圍有多大？他作出的決定是否要他人審核？如果要，那么由誰審核？9.最容易犯的錯(cuò)誤有哪些？10.任職者是否要對(duì)一些數(shù)據(jù)加以保密?11.描述工作順利進(jìn)行時(shí)必需的生理?xiàng)l件，物理?xiàng)l件。12.心理方面要求？13.所使用的機(jī)器或設(shè)備。14.補(bǔ)充說明。

4、工作分析小組操作程序的培訓(xùn)

由專家對(duì)工作分析的特點(diǎn)進(jìn)行講解；引導(dǎo)和控制進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定；并對(duì)有疑義的地方進(jìn)行討論。問卷調(diào)查方法一定要讓受調(diào)查者明確調(diào)查目的，讓他們放心地反映真實(shí)情況；避免對(duì)受調(diào)查者施加壓力。在填寫問卷前要與受調(diào)查者建立良好合作關(guān)系，以獲得他們的支持。這要求主持人熱情、耐心、細(xì)致地回答和解釋受測者所提出的問題。由于問卷較長，受調(diào)查者在填寫過程中會(huì)出現(xiàn)煩躁情緒，容身影響認(rèn)真作答。訪談分為三類：對(duì)每個(gè)員工進(jìn)行個(gè)人訪談；對(duì)做同種工作的員工群體進(jìn)行訪談；對(duì)完全了解被分析工作的主管人員進(jìn)行訪談。

(三) 分析階段

工作分析就是審查、分析企業(yè)某個(gè)工作有關(guān)的信息的過程。也就是說，該階段包括信息的整理、審查、分析三個(gè)相關(guān)活動(dòng)，是整個(gè)工作分析過程的主要部分。

1、工作名稱，該名稱必須明確，使人看到工作名稱，就可以大致了解工作內(nèi)容。

2、編制，同一工作所聘用工作人員的數(shù)目和性別，應(yīng)予以記錄。

3、部門，是顯示工作所在的單位及其上下左右的關(guān)系，也就是說明工作的組織位置。

4、職責(zé)，就是這項(xiàng)工作的權(quán)限和責(zé)任有多大。

5、知識(shí)技能，是為圓滿完成某項(xiàng)工作，工作人員應(yīng)具備的實(shí)際知識(shí)。這種知識(shí)應(yīng)包括任用后為執(zhí)行其工作任務(wù)所需獲得的知識(shí)，以及任用前已具備的知識(shí)。

6、素質(zhì)要求，智力要求指在執(zhí)行過程中所需運(yùn)用的智力，包括判斷、決策、警覺、主動(dòng)、積極、反應(yīng)、適應(yīng)等。

7、職務(wù)說明書的編寫

（1）小組對(duì)問卷和訪談結(jié)果進(jìn)行總體統(tǒng)計(jì)、審核、評(píng)估，針對(duì)同一職位但回答差異很大的項(xiàng)目進(jìn)行商議，以取得統(tǒng)一意見。

（2）由工作小組全體成員討論制定職務(wù)說明書的編寫規(guī)范。如按行政和業(yè)務(wù)分類展開工作職責(zé)和內(nèi)容；

（3）職務(wù)說明書的編寫最好在一個(gè)固定的辦公地點(diǎn)由小組成員統(tǒng)一進(jìn)行，以便于及時(shí)溝通。

（4）每個(gè)成員側(cè)重編寫本部門或個(gè)人最為熟悉的職務(wù)說明書；一個(gè)部門完成后再進(jìn)行下一個(gè)部門。

（5）定期、定時(shí)進(jìn)行全組成員溝通，以便及時(shí)糾正偏差。

（6）每個(gè)成員在編寫過程中要及時(shí)與相應(yīng)部門主管及相應(yīng)職位工作執(zhí)行人進(jìn)行溝通，使職務(wù)說明書盡可能與職位的實(shí)際情況。

（7）調(diào)查完一個(gè)部門之后，職務(wù)說明書的編寫便可開始；同時(shí)再對(duì)另一個(gè)部門展開調(diào)查。

三、總結(jié)與修改

工作小組對(duì)完成的職務(wù)說明書進(jìn)行審核、匯總后向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)。如有必要做個(gè)別修正和調(diào)整。最后對(duì)說明書進(jìn)行編輯存檔，以備后用。隨著工作性質(zhì)、任務(wù)等方面的變化，工作說明書應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改，以保證其較強(qiáng)的應(yīng)用性。工作分析是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，需要做周密的準(zhǔn)備。同時(shí)還需具有與人力資源管理活動(dòng)相匹配的科學(xué)的、合理的操作程序。